Lorsque vous passez la majeure partie de votre temps au travail, les relations que vous entretenez avec vos collègues, vos collaborateurs et vos supérieurs ont un impact significatif sur votre bien-être et votre réussite professionnelle. Il n’est pas toujours facile d’exprimer ses besoins et ses limites, n’y d’être compris et entendu dans les relations de travail. Je vous partage ici des clés pour améliorer votre communication au travail et vos relations. Découvrez comment éviter des tensions et des conflits qui nuisent à votre bien-être ainsi qu’à votre évolution professionnelle.
Stratégie de communication au travail n°1 : l’écoute active
La première étape d’une communication efficace est d’apprendre à écouter activement. Lorsque vos collègues parlent, soyez présent mentalement, posez des questions pour clarifier leur point de vue et montrez que vous les comprenez. L’écoute active renforce la confiance et ouvre la voie à une communication plus ouverte.
Comment ? voici quelques exemples :
Montrez de l'intérêt
- Lors d’une réunion d’équipe, un collègue partage une idée pour améliorer un processus. Au lieu de rester silencieux, vous pourriez dire : « C’est une excellente idée. Pourriez-vous en dire un peu plus à ce sujet ? » En montrant de l’intérêt, vous encouragez votre collègue à s’exprimer davantage, ce qui peut favoriser la créativité et la collaboration.
Évitez les interruptions
- Lors d’une conversation avec un supérieur, évitez de l’interrompre en pleine explication de ses attentes. Attendez qu’il ait terminé avant de poser des questions ou de partager vos commentaires. Éviter les interruptions montre du respect envers la personne qui parle et permet de mieux comprendre ses idées.
Posez des questions de clarification
- Si un collègue explique un concept complexe, demandez : « Pouvez-vous préciser ce que vous voulez dire par ‘X’ ? » Poser des questions de clarification montre que vous êtes engagé dans la conversation et que vous cherchez à comprendre pleinement.
Résumez ce qui a été dit
- Après que votre supérieur ait expliqué les objectifs d’un projet, vous pourriez dire : « Si je comprends bien, nous devons atteindre ‘A’, ‘B’ et ‘C’ d’ici la fin du trimestre. » Résumer montre que vous avez bien compris et permet à l’autre personne de corriger toute confusion.
Évitez les jugements prématurés
- Un collègue exprime des inquiétudes quant à une nouvelle politique au travail. Évitez de répondre immédiatement avec une opinion tranchée. Au lieu de cela, demandez : « Pourriez vous expliquer pourquoi cela vous préoccupe ? » Éviter les jugements prématurés permet à votre interlocuteur de s’exprimer librement sans crainte de jugement.
L’écoute active améliore la communication, renforce les relations et favorise la résolution de problèmes. En utilisant ces exemples concrets et en intégrant ces pratiques dans votre travail quotidien, vous pouvez devenir un meilleur auditeur et un collaborateur plus efficace au sein de votre équipe.
Stratégie de communication au travail n°2 : La communication empathique
Essayez de vous mettre à la place de vos collègues. Comprendre leurs émotions et leurs perspectives peut aider à résoudre les conflits et à renforcer les liens interpersonnels. Exprimez votre empathie en disant des phrases telles que « Je comprends que cela puisse être difficile pour vous.«
Comment ? voici quelques exemples :
Valider les émotions de l’autre
- Si un collègue exprime de la frustration à cause d’un délai serré, vous pourriez dire : « Je comprends pourquoi vous seriez frustré par ce délai. C’est stressant. » La validation des émotions signifie reconnaître les sentiments de l’autre personne comme étant valides, même si vous ne partagez pas nécessairement le même sentiment. cela, demandez : « Pourriez vous expliquer pourquoi cela vous préoccupe ? » Éviter les jugements prématurés permet à votre interlocuteur de s’exprimer librement sans crainte de jugement.
Adopter la perspective de l'autre
- Lorsqu’un membre de l’équipe a une idée différente de la vôtre, essayez de voir les choses de son point de vue. « Je comprends que vous pensez que cette approche serait plus efficace. Pourriez-vous expliquer davantage pourquoi ? » Prendre en compte la perspective de l’autre montre que vous respectez ses idées et que vous cherchez à comprendre son raisonnement.
Évitez le jugement
- Si un collègue partage une erreur qu’il a commise, évitez de le juger ou de le critiquer. « Nous faisons tous des erreurs de temps en temps. Comment pouvons-nous résoudre cette situation ? » En évitant le jugement, vous créez un espace sûr pour que les autres partagent leurs préoccupations et leurs erreurs.
La communication empathique renforce les relations, améliore la confiance et crée un environnement de travail plus positif. En pratiquant ces exemples concrets et en cherchant à comprendre les émotions et les perspectives des autres, vous contribuez à un lieu de travail plus collaboratif et plus harmonieux.
Stratégie de communication au travail n° 3 : La communication assertive
Pour améliorer votre communication au travail, soyez clair et direct dans votre communication sans être agressif. L’assertivité vous permet d’exprimer vos besoins et vos opinions tout en respectant ceux des autres. Par exemple, au lieu de dire « Je déteste cette idée », dites « Je pense que cette idée pourrait nécessiter quelques ajustements. »
Comment ? voici quelques exemples :
Utilisez "Je" au lieu de "Tu"
- Au lieu de dire « Tu ne comprends jamais mes idées« , dites : « Je me sens parfois mal compris(e) quand mes idées ne sont pas prises en compte. » Utiliser « je » permet d’exprimer vos sentiments et vos opinions sans accuser l’autre personne.
Soyez clair et spécifique
- Plutôt que de dire « Je ne suis pas d’accord avec cela« , dites : « Je ne suis pas d’accord avec l’approche proposée car elle ne prend pas en compte les données récentes que nous avons. » Être spécifique aide à clarifier votre point de vue et à éviter les malentendus.
Respectez les droits des autres
- Si vous avez besoin de temps supplémentaire pour terminer une tâche, dites : « J’aimerais demander une extension de délai. Je comprends que cela pourrait affecter le calendrier, mais je pense que cela garantira un travail de meilleure qualité. » Respecter les droits des autres signifie que vous reconnaissez leurs préoccupations tout en exprimant les vôtres.
Défendez vos besoins
- Si vous êtes surchargé de travail, vous pourriez dire : « J’ai beaucoup à faire en ce moment, et j’aurais besoin d’aide pour gérer cette charge de travail. Pouvons-nous discuter de la répartition des tâches ? » Défendre vos besoins montre que vous prenez soin de votre bien-être au travail.
Apprenez à dire "Non"
- Si une tâche supplémentaire vous est attribuée alors que vous êtes déjà débordé(e), dites : « Je comprends que cela soit important, mais je dois refuser cette tâche car je suis déjà surchargé(e). Pouvons-nous envisager une autre solution ? » Savoir dire « non » lorsque c’est nécessaire est une compétence clé de la communication assertive.
La communication assertive vous aide à exprimer vos besoins, à résoudre les conflits de manière constructive et à maintenir des relations professionnelles saines. En pratiquant ces exemples concrets, vous pouvez devenir un communicateur plus efficace et équilibré au travail.
Stratégie de communication au travail n° 4 : la gestion des conflits
Les conflits sont inévitables au travail, mais la façon dont vous les gérez peut faire toute la différence. Abordez les conflits de manière constructive, en privilégiant le dialogue et la recherche de solutions plutôt que la confrontation. C’est une stratégie efficace pour améliorer votre communication au travail.
Comment ? Voici quelques exemples :
Restez calme
- Lorsque vous êtes en désaccord avec un collègue lors d’une réunion, respirez profondément et maintenez votre calme. Évitez les réactions impulsives. Garder son calme permet d’éviter que la situation ne s’envenime davantage. Utiliser l’écoute active vue dans le premier point pour ouvrir la voie à une communication plus ouverte.
Identifiez les problèmes
- Au lieu de dire « Tu ne fais jamais ton travail à temps« , dites plutôt : « Je remarque que les délais ne sont pas toujours respectés, ce qui peut causer des retards dans nos projets. » Identifiez spécifiquement les problèmes au lieu de blâmer la personne.
Communiquez vos propres besoins
- Si un collègue monopolise les ressources dont vous avez besoin pour votre projet, dites : « J’ai besoin de ces ressources pour mon projet. Comment pouvons-nous les répartir équitablement ? » Exprimez vos besoins de manière claire et respectueuse.
Cherchez des solutions mutuelles
- Lorsque vous êtes en désaccord sur la manière de gérer un projet, réunissez-vous avec votre collègue pour discuter des différentes approches et trouver un terrain d’entente. Chercher des solutions mutuelles permet de résoudre le conflit de manière collaborative.
Utilisez la communication non violente
- Utilisez la technique de la communication non violente en décrivant les observations, les sentiments, les besoins et les demandes. Par exemple : « J’ai remarqué que nous avons manqué le délai (observation). Cela m’a frustré (sentiment) car j’ai besoin de respecter les échéances (besoin). Pourriez-vous m’aider à comprendre pourquoi cela s’est produit et comment nous pouvons éviter que cela se reproduise (demande) ? » La communication non violente permet d’exprimer des préoccupations sans blâmer ni critiquer.
Faites appel à un médiateur
- Si le conflit persiste malgré vos efforts, envisagez de faire appel à un médiateur neutre pour faciliter la résolution du conflit. Un médiateur externe peut aider à clarifier les problèmes et à trouver des solutions.
La gestion constructive des conflits contribue à maintenir un environnement de travail sain et harmonieux. En pratiquant ces exemples concrets et en faisant preuve d’ouverture à la résolution de conflits, vous pouvez favoriser des relations professionnelles positives et productives.
Stratégie de communication au travail n°5 : les feedbacks
Donnez et recevez du feedback de manière constructive. Lorsque vous faites des commentaires, assurez-vous qu’ils sont spécifiques, orientés vers l’amélioration et formulés de manière positive. Demandez également des retours sur votre propre travail pour continuer à progresser.
Comment ? voici quelques exemples :
Soyez spécifique
- Au lieu de dire « Bon travail sur ce projet« , dites plutôt : « J’ai remarqué que vous avez terminé ce projet en respectant le délai et en fournissant un travail de haute qualité. Votre attention aux détails était particulièrement impressionnante. » Être spécifique permet à la personne de comprendre exactement ce qui a été bien fait.
Utilisez le modèle "Feedback Sandwich"
- Commencez par un commentaire positif, suivi d’une zone d’amélioration, puis terminez par un autre commentaire positif. Par exemple : « J’ai vraiment apprécié votre créativité dans ce projet (positif). Cependant, je pense que nous pourrions améliorer la communication au sein de l’équipe (zone d’amélioration). Votre engagement envers ce projet est très précieux (positif). » Ce modèle adoucit le feedback constructif en l’encadrant avec des commentaires positifs.
Évitez les jugements personnels
- Évitez de dire « Je pense que tu es paresseux » et préférez « Je remarque que les délais ne sont pas toujours respectés. » Les jugements personnels peuvent être offensants et ne contribuent pas à une communication constructive.
Restez objectif
- Lorsque vous discutez des performances d’un collègue, utilisez des faits et des données concrets. « Nous avons manqué deux délais la semaine dernière, ce qui a eu un impact sur le projet. » Les faits objectifs sont plus convaincants que les opinions subjectives. clarifier les problèmes et à trouver des solutions.
Soyez constructif
- Plutôt que de dire « Vous avez fait une erreur dans ce rapport« , dites : « J’ai remarqué une erreur dans ce rapport. Comment pouvons-nous travailler ensemble pour la corriger et éviter de telles erreurs à l’avenir ? » Proposer des solutions ou des pistes d’amélioration renforce le caractère constructif de votre feedback.
Donnez le Feedback en temps opportun
- Évitez d’attendre longtemps pour donner un feedback. Si vous remarquez une performance exceptionnelle ou une zone d’amélioration, partagez-le rapidement. Donner un feedback en temps opportun est plus efficace et pertinent.
En pratiquant ces exemples concrets et en adoptant une approche constructive et respectueuse, vous pouvez contribuer à un environnement de travail où les feedbacks sont appréciés, compris et utilisés pour favoriser la croissance professionnelle.
Stratégie de communication au travail n° 6 : reconnaître les signaux d'alerte
Parfois, des problèmes de communication plus profonds peuvent affecter vos relations au travail. Si vous ressentez une détérioration constante de vos interactions ou si vous êtes aux prises avec des conflits persistants, il peut être utile de consulter un psychologue spécialisé en santé mentale au travail.
Voici quelques exemples de signaux d’alerte qui peuvent indiquer des problèmes de communication plus profonds au sein d’une organisation :
- Conflits fréquents et non résolus : Si les conflits surgissent fréquemment entre les membres de l’équipe et ne sont pas résolus de manière constructive, cela peut indiquer un problème sous-jacent de communication.
- Manque de transparence : Lorsque l’information n’est pas partagée de manière transparente au sein de l’organisation, cela peut créer de la méfiance et du ressentiment.
- Rumeurs et mauvaise communication : La propagation de rumeurs et d’informations incorrectes peut être le signe que la communication interne n’est pas efficace.
- Mauvaise communication hiérarchique : Si les employés ne reçoivent pas de retours ou de directives claires de leurs supérieurs hiérarchiques, cela peut entraîner de la confusion et du mécontentement.
- Isolation des membres de l’équipe : Lorsqu’un membre de l’équipe est exclu des discussions ou des décisions importantes, cela peut créer des sentiments de marginalisation et d’aliénation.
- Manque de collaboration : Si les départements ou les équipes ne coopèrent pas bien ensemble et ne partagent pas efficacement les informations et les ressources, cela peut nuire à la productivité.
- Turnover élevé : Un taux de rotation élevé des employés peut être lié à des problèmes de communication, car les employés peuvent se sentir mal informés ou mal compris.
Communication au travail : consultez un professionnel spécialisé
Un psychologue spécialisé peut vous aider à identifier les problèmes sous-jacents aux conflits persistants, à élaborer des stratégies pour gérer les défis interpersonnels au travail. Son expertise peut jouer un rôle essentiel dans la construction de relations plus positives et plus productives.
En fin de compte, la communication efficace est un élément clé de la réussite professionnelle et du bien-être au travail. En intégrant ces stratégies et en recherchant un soutien professionnel lorsque c’est nécessaire, vous pouvez créer un environnement de travail plus harmonieux et épanouissant pour vous-même, vos collègues et vos collaborateurs. Prêt à appliquer ces stratégies pour améliorer la communication au travail ?
Je suis entièrement d’accord avec votre analyse bien explicite qui est sous forme de feuille de route bien pointus de la communications et le bon comportement au sein de l’entreprise en évitant tout climat toxique qui empoisonne la relation du personnel.
Merci Jawad d’avoir pris le temps de commenter mon article. La communication est vraiment ce qui fait défaut dans de nombreuses entreprises et qui mène, malheureusement, à des conflits ou des comportements vécus comme harcelants. Si chacun à son niveau prête attention à sa communication, je crois que beaucoup de situation de tensions seraient évitées.